Un hotel sa esattamente quante camere ha venduto ieri. Sa di quanti tessuti ha bisogno

La lacuna informativa

Gli hotel sono diventati straordinariamente bravi a misurare le cose. Un direttore generale può conoscere quasi istantaneamente il tasso di occupazione, l’ADR e il RevPAR del giorno precedente. I sistemi di revenue management prevedono la domanda con settimane di anticipo. La produttività del lavoro, il consumo energetico, i costi del cibo e la soddisfazione degli ospiti vengono misurati continuamente, confrontati con gli obiettivi e utilizzati per prendere decisioni. Ora poniamoci una domanda apparentemente semplice: Di quanti tessuti ha effettivamente bisogno l’hotel? La risposta è spesso molto meno precisa.

Verrà stabilito un livello PAR (Participatory Allowance, livello di scorte) concordato. L’ufficio acquisti saprà cosa è stato acquistato, oppure la lavanderia saprà quanti articoli a noleggio sono stati assegnati alla struttura. Il personale addetto alle pulizie sa, per esperienza, approssimativamente cosa è necessario per affrontare una giornata intensa. Gli inventari periodici possono fornire un ulteriore punto di riferimento. Ma nessuna di queste spiegazioni risolve necessariamente il problema. E, cosa importante, il fatto che l’hotel possieda o noleggi i suoi tessuti fa sorprendentemente poca differenza.

Disponibilità oltre l’inventario

Ciò che l’hotel deve davvero capire è se ci sono abbastanza tessuti disponibili per supportare la sua attività in modo efficiente. Alcuni si trovano nelle camere. Alcuni sono nelle dispense del personale addetto alle pulizie. Alcuni sono in attesa di essere ritirati. Alcuni sono in fase di lavaggio. Alcuni stanno tornando dalla lavanderia. Alcuni sono danneggiati, alcuni sono scomparsi dalla circolazione e alcuni potrebbero semplicemente trovarsi in un posto dove al momento non sono necessari. Un hotel può quindi avere molti tessuti e comunque riscontrare carenze.

Può anche avere molti più tessuti di quanti ne servano realmente e non subire mai alcuna carenza. La seconda situazione è molto più difficile da individuare. Se i tessuti sono di proprietà dell’hotel, un inventario eccessivo significa capitale superfluo accumulato in armadi, magazzini e nei circuiti della lavanderia. Se sono noleggiati, il costo è meno visibile ma comunque reale. In definitiva, l’hotel paga per le scorte dedicate al servizio operativo, comprese le scorte in eccesso necessarie a compensare una circolazione inefficiente.

Le domande che guidano le decisioni

È questo che rende utile, ma insufficiente, la domanda: «Quanti articoli abbiamo?» Le domande più interessanti sono: Quanto consumiamo effettivamente? Con quale rapidità i tessuti tornano dalla lavanderia? Di quanto margine di sicurezza abbiamo bisogno? Quali articoli scompaiono più velocemente del previsto? In che modo l’occupazione influisce sui requisiti? E, forse la cosa più importante, di quanto stock abbiamo bisogno per mantenere la disponibilità senza pagare per un inventario di cui l’attività non ha realmente bisogno?

Dal conteggio al controllo

Storicamente, rispondere a queste domande con precisione era difficile. I tessuti si spostano costantemente, in quantità enormi, tra diverse sedi. Misurare manualmente tale movimento richiede uno sforzo considerevole, motivo per cui gli hotel, giustamente, hanno sviluppato livelli PAR (Partimentary Allowance Rate), inventari periodici e regole basate sull’esperienza per gestirlo. Ma il settore dell’ospitalità ha attraversato esattamente la stessa transizione in molti altri ambiti.

La gestione dei ricavi è passata dalle medie storiche e dall’intuito a informazioni in tempo reale e previsioni. La gestione energetica è diventata sempre più misurabile. L’acquisto di alimenti è stato collegato al consumo. La pianificazione della forza lavoro è stata collegata al tasso di occupazione. In ciascuno di questi casi, informazioni migliori non hanno sostituito l’esperienza dei professionisti dell’hotellerie: l’hanno resa più utile. Anche il settore tessile sta iniziando a seguire lo stesso percorso.

L’obiettivo non è sapere, con precisione ossessiva, che l’hotel ha 4.837 asciugamani da bagno alle 10:32 di martedì mattina. L’obiettivo è sapere se si dispone della giusta quantità di asciugamani da bagno per soddisfare la domanda in modo efficiente, oggi e nelle prossime settimane. Questa è una questione molto diversa. E per un settore in grado di prevedere quante camere si aspetta di vendere il prossimo martedì, forse sapere di quanti tessuti avranno bisogno quelle camere non dovrebbe essere un’idea così radicale.