Een hotel weet precies hoeveel kamers het gisteren heeft verkocht. Weet het ook hoeveel textiel het nodig heeft

De informatiekloof

Hotels zijn buitengewoon goed geworden in het meten van zaken. Een algemeen directeur kan de bezettingsgraad, de gemiddelde dagprijs (ADR) en de omzet per beschikbare kamer (RevPAR) van gisteren vrijwel direct inzien. Revenue management-systemen voorspellen de vraag weken vooruit. Arbeidsproductiviteit, energieverbruik, voedselkosten en gasttevredenheid worden continu gemeten, vergeleken met doelstellingen en gebruikt om beslissingen te nemen. Stel nu een ogenschijnlijk eenvoudige vraag: Hoeveel textiel heeft het hotel daadwerkelijk nodig? Het antwoord is vaak veel minder precies.

Er komt een afgesproken PAR-niveau. De inkoopafdeling weet wat er is ingekocht, of de wasserij weet hoeveel huurvoorraad er aan het hotel is toegewezen. De huishouding weet uit ervaring ongeveer wat er nodig is om een ​​drukke dag door te komen. Periodieke inventarisaties kunnen een extra referentiepunt bieden. Maar geen van deze antwoorden geeft per se een antwoord op de vraag. En belangrijk is dat het verrassend weinig verschil maakt of het hotel zijn textiel bezit of huurt.

Beschikbaarheid voorbij de voorraad

Wat het hotel echt moet begrijpen, is of er voldoende textiel beschikbaar is om de bedrijfsvoering efficiënt te ondersteunen. Een deel bevindt zich in de gastenkamers. Een deel ligt in de keukens van de schoonmaakdienst. Een deel wacht op afhaling. Een deel wordt gewassen. Een deel komt terug van de wasserij. Een deel is beschadigd, een deel is uit de circulatie verdwenen en een deel ligt misschien gewoon ergens waar het momenteel niet nodig is. Een hotel kan dus over een ruime voorraad textiel beschikken en toch tekorten ervaren.

Het kan ook veel meer textiel hebben dan het echt nodig heeft en nooit een tekort ervaren. De tweede situatie is veel moeilijker te herkennen. Als het hotel eigenaar is van de textielvoorraad, betekent een overschot aan voorraad onnodig kapitaal dat in kasten, opslagruimtes en de wasserij blijft liggen. Als het gehuurd wordt, zijn de kosten minder zichtbaar, maar nog steeds zeer reëel. Het hotel betaalt uiteindelijk voor de voorraad die bestemd is voor de bedrijfsvoering, inclusief de overtollige voorraad die nodig is om een ​​inefficiënte circulatie te compenseren.

Vragen die beslissingen sturen

Dit maakt de vraag “Hoeveel stuks hebben we?” nuttig, maar onvoldoende. De interessantere vragen zijn: Hoeveel verbruiken we daadwerkelijk? Hoe snel komt textiel terug van de wasserij? Hoeveel buffer hebben we nodig? Welke artikelen verdwijnen sneller dan verwacht? Hoe beïnvloedt de bezettingsgraad de behoeften? En, misschien wel het belangrijkste, hoeveel voorraad is nodig om de beschikbaarheid te garanderen zonder te betalen voor voorraad die de bedrijfsvoering eigenlijk niet nodig heeft?

Van tellen naar sturen

Historisch gezien was het moeilijk om die vragen nauwkeurig te beantwoorden. Textiel wordt constant, in enorme hoeveelheden, tussen meerdere locaties verplaatst. Het handmatig meten van die verplaatsing vergt aanzienlijke inspanning, daarom hebben hotels heel verstandig PAR-niveaus, periodieke inventarisaties en op ervaring gebaseerde regels ontwikkeld om dit te beheren. Maar de horeca heeft precies dezelfde transitie doorgemaakt in veel andere sectoren.

Revenue management is verschoven van historische gemiddelden en intuïtie naar realtime informatie en prognoses. Energiebeheer is steeds beter meetbaar geworden. Voedselinkoop is gekoppeld aan consumptie. Personeelsplanning is gekoppeld aan bezettingsgraad. In geen van deze gevallen verving betere informatie de ervaring van hotelprofessionals. Zij maakte die ervaring juist waardevoller en beter bruikbaar. De textielindustrie begint hetzelfde pad te volgen. Het doel is niet om met obsessieve precisie te weten dat het hotel dinsdagochtend om 10:32 uur 4.837 badhanddoeken heeft.

Het doel is om te weten of er voldoende handdoeken beschikbaar zijn om efficiënt aan de vraag te voldoen, zowel nu als in de komende weken. Dat is een heel andere vraag. En voor een sector die kan voorspellen hoeveel kamers er volgende week dinsdag verkocht zullen worden, is het misschien niet zo’n radicaal idee om ook te weten hoeveel textiel er voor die kamers nodig is.