La fattura della lavanderia potrebbe essere corretta ma comunque errata

Correttezza della fattura e valore operativo

Le fatture di lavanderia sono solitamente piuttosto semplici. Viene concordato un prezzo al chilogrammo, al pezzo o per tipologia di articolo. La lavanderia registra il volume lavorato, applica la tariffa e invia la fattura. L’ufficio finanziario verifica che la moltiplicazione sia corretta e, se tutto corrisponde, la fattura viene approvata. Potrebbe essere perfettamente accurato. E ancora non si sa se l’hotel sta pagando l’importo corretto. La distinzione è importante perché si tratta in realtà di due questioni diverse.

La prima è una questione contabile: La lavanderia ha addebitato correttamente il prezzo concordato per la quantità che dichiara di aver lavorato? La seconda è una questione operativa: Quella quantità avrebbe dovuto essere lavorata fin dall’inizio? Non sono la stessa cosa. Immaginate un hotel la cui fattura per la lavanderia aumenta dell’8% in un anno. Ogni fattura potrebbe essere matematicamente corretta. Il prezzo concordato non è cambiato e ogni chilogrammo è stato fatturato esattamente alla tariffa contrattuale. Ma perché il volume è aumentato?

Comprendere i volumi fatturati

Forse il tasso di occupazione è aumentato dell’8%, nel qual caso potrebbe non esserci alcun problema. Oppure forse l’hotel lava più tessili per camera occupata. Forse i livelli di scarto e di rilavaggio sono aumentati. Forse i tessili viene restituita inutilmente alla lavanderia perché le procedure operative sono cambiate. Forse il mix di tessuti è diverso. O forse i volumi fatturati semplicemente non corrispondono particolarmente bene a ciò che l’hotel ritiene di aver effettivamente inviato. La sola fattura non può dircelo. Questo diventa ancora più rilevante nei modelli di noleggio.

Il noleggio non elimina il bisogno di controllo

Quando la lavanderia è proprietaria dei tessuti, gli hotel possono comprensibilmente presumere che il controllo dettagliato dei tessuti spetti al fornitore. Ma l’hotel è comunque il cliente che paga per il servizio, e una circolazione inefficiente si manifesta inevitabilmente da qualche parte nell’economia di tale servizio. Se vengono lavorati più tessuti del necessario, l’hotel paga per una lavorazione aggiuntiva. Se i tassi di rilavaggio sono eccessivi, qualcuno paga per il ciclo aggiuntivo. Se un turnover lento richiede una maggiore quantità di scorte circolanti, il costo di tale inventario aggiuntivo è in definitiva incorporato nel modello commerciale.

Il fatto che l’hotel non possieda i tessili non elimina il suo interesse a capire che cosa accade loro. Tutto ciò non significa che la fattura della lavanderia debba essere considerata con sospetto. In effetti, informazioni più precise dovrebbero rendere le discussioni sulle fatture considerevolmente meno conflittuali. Se sia l’hotel che la lavanderia possono vedere cosa è uscito dalla struttura, cosa è arrivato in lavanderia, cosa è tornato pulito, cosa è stato rifiutato e come i volumi si sono evoluti in relazione all’occupazione, la conversazione mensile diventa molto più semplice. La maggior parte delle fatture verrà probabilmente confermata senza discussioni. Le eccezioni diventano visibili proprio perché il processo normale è trasparente.

Usare la fattura per capire l’operatività

E c’è un altro vantaggio. Il controllo delle fatture smette di essere solo la ricerca di errori di fatturazione. Diventa un modo per comprendere l’operatività. Perché il lavaggio degli asciugamani è aumentato questo mese? Perché le lenzuola vengono rilavate più frequentemente? Perché una struttura utilizza una quantità di tessuti per camera occupata considerevolmente maggiore rispetto a un’altra? Perché i costi di lavanderia sono aumentati mentre il tasso di occupazione è rimasto invariato?

Queste domande sono molto più importanti del verificare se 1,42 € moltiplicato per 8.350 chilogrammi produca il totale corretto. Una fattura di lavanderia ci dice quanto è costato il servizio. Una buona gestione tessile dovrebbe anche aiutare a spiegare perché il costo è così elevato. Perché una fattura può essere perfettamente accurata e contenere comunque un problema operativo che merita di essere approfondito.