A sua fatura de lavandaria pode estar correta e ainda assim estar errada

Exatidão da fatura e valor operacional

As faturas de lavandaria são geralmente bastante simples. É acordado um preço por quilograma, por peça ou por tipo de artigo. A lavandaria regista o volume processado, aplica a tarifa e envia a fatura. O setor financeiro verifica se a multiplicação está correta e, assumindo que tudo está correto, a fatura é aprovada. Pode ser perfeitamente preciso. E ainda assim não informa o hotel se está a pagar o valor correto. A distinção é importante porque, na verdade, são duas questões diferentes.

A primeira é uma questão contabilística: A lavandaria cobrou corretamente o preço acordado pela quantidade que diz ter processado? A segunda é uma questão operacional: Esta quantidade deveria ter sido processada em primeiro lugar? Não são a mesma coisa. Imagine um hotel cuja fatura de lavandaria aumenta 8% ao longo de um ano. Cada fatura pode estar matematicamente correta. O preço acordado não se alterou e cada quilograma foi faturado exatamente à taxa contratual. Mas porque é que o volume aumentou?

Compreender o volume faturado

Talvez a ocupação tenha aumentado 8%, caso em que pode não haver problema nenhum. Ou talvez o hotel esteja a lavar mais têxteis por quarto ocupado. Talvez os níveis de rejeição e relavagem tenham aumentado. Talvez os têxteis estejam a ser devolvidos desnecessariamente à lavandaria porque os procedimentos operacionais mudaram. Talvez a composição têxtil seja diferente. Ou talvez os volumes faturados simplesmente não correspondam muito bem ao que o hotel acredita ter enviado. A fatura por si só não nos diz nada. Isto torna-se ainda mais relevante em modelos de aluguer.

O aluguer não elimina a necessidade de controlo

Quando a lavandaria é proprietária dos têxteis, os hotéis podem presumir, compreensivelmente, que o controlo detalhado dos têxteis pertence ao fornecedor. Mas o hotel não deixa de ser o cliente que paga o serviço, e a circulação ineficiente acaba por surgir em algum ponto da economia desse serviço. Se forem processados ​​mais têxteis do que o necessário, o hotel paga mais processamento. Se as taxas de lavagem forem excessivas, alguém paga pelo ciclo adicional. Se a baixa rotação exigir mais stock circulante, o custo desse stock adicional acaba por ser incorporado no modelo comercial.

A propriedade dos têxteis não elimina o interesse do hotel em compreender o que lhes está a acontecer. Nada disto significa que a fatura da lavandaria deva ser encarada com desconfiança. Na verdade, uma melhor informação deve tornar as discussões sobre faturas consideravelmente menos conflituosas. Se tanto o hotel como a lavandaria conseguirem ver o que saiu da propriedade, o que chegou à lavandaria, o que voltou limpo, o que foi rejeitado e como os volumes evoluíram em relação à ocupação, a conversa mensal torna-se muito mais fácil. A maioria das faturas será provavelmente confirmada sem discussão. As exceções tornam-se visíveis precisamente porque o processo normal é transparente.

Usar a fatura para compreender a operação

E há outro benefício. O controlo de faturas deixa de ser apenas sobre encontrar erros de faturação. Torna-se uma forma de compreender o funcionamento. Porque é que o processamento de toalhas aumentou este mês? Porque é que os lençóis estão a ser lavados novamente com mais frequência? Porque é que uma propriedade está a utilizar consideravelmente mais têxteis por quarto ocupado do que outra? Porque é que o custo da lavandaria aumentou enquanto a ocupação se manteve estável?

Estas questões são muito mais valiosas do que verificar se 1,42 € multiplicado por 8.350 quilogramas produz o total correto. Uma fatura de lavandaria indica-nos o custo do serviço. Uma boa gestão têxtil também deve ajudar a explicar porque é que custou tanto. Porque uma fatura pode ser completamente precisa e ainda assim conter um problema operacional que vale a pena investigar.