Factuurnauwkeurigheid en operationele waarde
Wasfacturen zijn meestal vrij eenvoudig. Er wordt een prijs afgesproken per kilogram, per stuk of per artikelsoort. De wasserij registreert het verwerkte volume, past het tarief toe en verstuurt de factuur. De financiële afdeling controleert of de vermenigvuldiging klopt en, ervan uitgaande dat alles klopt, wordt de factuur goedgekeurd. Het kan volkomen accuraat zijn. En toch vertelt het hotel niet of het het juiste bedrag betaalt. Het onderscheid is belangrijk, omdat het in feite twee verschillende vragen zijn.
De eerste is een boekhoudkundige vraag: Heeft de wasserij de overeengekomen prijs voor de hoeveelheid die ze zegt te hebben verwerkt correct in rekening gebracht? De tweede is een operationele vraag: Had die hoeveelheid überhaupt verwerkt moeten worden? Dat zijn niet dezelfde dingen. Stel je een hotel voor waarvan de wasfactuur met 8% stijgt in een jaar tijd. Elke factuur kan wiskundig correct zijn. De overeengekomen prijs is niet veranderd en elke kilogram is precies tegen het contractuele tarief gefactureerd.
Het gefactureerde volume begrijpen
Maar waarom is het volume toegenomen? Misschien is de bezettingsgraad met 8% gestegen, in dat geval is er mogelijk helemaal geen probleem. Of misschien wast het hotel meer textiel per bezette kamer. Misschien zijn de afkeurings- en herwaspercentages gestegen. Misschien wordt textiel onnodig teruggestuurd naar de wasserij omdat de operationele procedures zijn veranderd. Misschien is de textielmix anders. Of misschien komen de gefactureerde volumes gewoonweg niet goed overeen met wat het hotel denkt daadwerkelijk te hebben verzonden.
Huur neemt de behoefte aan controle niet weg
De factuur alleen kan ons dat niet vertellen. Dit wordt nog relevanter bij verhuurmodellen. Wanneer de wasserij eigenaar is van het textiel, kunnen hotels er begrijpelijkerwijs van uitgaan dat gedetailleerde textielcontrole bij de leverancier hoort. Maar het hotel blijft de klant die voor de service betaalt, en inefficiënte circulatie duikt uiteindelijk ergens op in de economie van die service.
Als er meer textiel wordt verwerkt dan nodig, betaalt het hotel voor de extra verwerking. Als de herwaskosten te hoog zijn, betaalt iemand voor de extra wasbeurt. Als een slechte doorlooptijd meer voorraad vereist, worden de kosten van die extra voorraad uiteindelijk verwerkt in het commerciële model. Dat het hotel het textiel niet bezit, neemt zijn belang niet weg om te begrijpen wat ermee gebeurt. Dit alles betekent niet dat de wasfactuur met argwaan moet worden bekeken. Betere informatie zou factuurbesprekingen aanzienlijk minder conflictueus moeten maken.
De factuur gebruiken om de bedrijfsvoering te begrijpen
Als zowel het hotel als de wasserij kunnen zien wat het pand heeft verlaten, wat bij de wasserij is aangekomen, wat schoon is teruggekomen, wat is afgekeurd en hoe de volumes zich hebben ontwikkeld ten opzichte van de bezettingsgraad, wordt het maandelijkse gesprek veel eenvoudiger. De meeste facturen zullen waarschijnlijk zonder discussie worden bevestigd. De uitzonderingen worden juist zichtbaar omdat het normale proces transparant is. En er is nog een voordeel. Factuurcontrole draait niet langer alleen om het vinden van factureringsfouten. Het wordt een manier om de bedrijfsvoering te begrijpen.
Waarom is de handdoekverwerking deze maand toegenomen? Waarom worden lakens vaker hergewassen? Waarom gebruikt het ene pand aanzienlijk meer textiel per bezette kamer dan het andere? Waarom zijn de waskosten gestegen terwijl de bezettingsgraad gelijk is gebleven? Die vragen zijn veel waardevoller dan controleren of €1,42 vermenigvuldigd met 8.350 kilogram het juiste totaal oplevert. Een wasfactuur vertelt ons wat de servicekosten waren. Goed textielmanagement zou ook moeten helpen verklaren waarom het zoveel kostte. Omdat een factuur volledig correct kan zijn en toch een operationeel probleem kan bevatten dat het onderzoeken waard is.