Rechnungsgenauigkeit und betrieblicher Nutzen
Wäschereirechnungen sind in der Regel recht einfach. Ein Preis wird pro Kilogramm, pro Stück oder pro Artikelart vereinbart. Die Wäscherei erfasst die verarbeitete Menge, wendet den Tarif an und stellt die Rechnung. Die Finanzabteilung prüft die Multiplikation und gibt die Rechnung frei, sofern alles stimmt. Es mag vollkommen korrekt sein. Und trotzdem weiß das Hotel nicht, ob es den richtigen Betrag zahlt. Diese Unterscheidung ist wichtig, da es sich im Grunde um zwei unterschiedliche Fragestellungen handelt.
Die erste Frage betrifft die Buchhaltung: Hat die Wäscherei den vereinbarten Preis für die angegebene Menge korrekt berechnet? Die zweite Frage betrifft den Betrieb: Hätte diese Menge überhaupt verarbeitet werden sollen? Das ist nicht dasselbe. Stellen Sie sich ein Hotel vor, dessen Wäschereirechnung innerhalb eines Jahres um 8 % steigt. Jede Rechnung mag rechnerisch korrekt sein. Der vereinbarte Preis hat sich nicht geändert, und jedes Kilogramm wurde exakt zum vertraglich vereinbarten Preis abgerechnet.
Das berechnete Volumen verstehen
Aber warum hat das Volumen zugenommen? Möglicherweise ist die Auslastung um 8 % gestiegen, dann gäbe es unter Umständen gar kein Problem. Vielleicht wäscht das Hotel auch mehr Textilien pro belegtem Zimmer. Vielleicht sind die Ausschuss- und Nachwaschquoten gestiegen. Möglicherweise werden Textilien unnötigerweise an die Wäscherei zurückgeschickt, weil sich die Betriebsabläufe geändert haben. Vielleicht hat sich der Textilmix verändert. Oder vielleicht stimmen die abgerechneten Mengen einfach nicht mit den Mengen überein, die das Hotel tatsächlich versendet hat.
Miete ersetzt keine Kontrolle
Die Rechnung allein reicht nicht aus. Dies gewinnt bei Mietmodellen noch mehr an Bedeutung. Wenn die Wäscherei die Textilien besitzt, gehen Hotels verständlicherweise davon aus, dass die detaillierte Textilkontrolle beim Lieferanten liegt. Doch das Hotel ist immer noch der Kunde, der für die Dienstleistung bezahlt, und ineffiziente Zirkulation schlägt sich letztendlich irgendwo in der Wirtschaftlichkeit dieser Dienstleistung nieder.
Wird mehr Textil verarbeitet als nötig, zahlt das Hotel für die zusätzliche Verarbeitung. Sind die Nachwaschraten zu hoch, trägt jemand die Kosten für den zusätzlichen Waschgang. Führt ein schlechter Umschlag zu mehr Umlaufbestand, fließen die Kosten dieses zusätzlichen Lagerbestands letztendlich in das Geschäftsmodell ein. Dass das Hotel die Textilien nicht besitzt, nimmt ihm nicht das Interesse daran, zu verstehen, was mit ihnen geschieht. All dies bedeutet nicht, dass man der Wäschereirechnung misstrauen sollte. Tatsächlich sollten bessere Informationen die Rechnungsdiskussionen deutlich weniger konfrontativ gestalten.
Mit der Rechnung den Betrieb verstehen
Wenn Hotel und Wäscherei sehen können, was das Hotel verlassen hat, was in der Wäscherei ankam, was sauber zurückkam, was aussortiert wurde und wie sich die Mengen im Verhältnis zur Auslastung entwickelt haben, wird die monatliche Abstimmung deutlich einfacher. Die meisten Rechnungen werden dann wahrscheinlich ohne Diskussion bestätigt. Ausnahmen werden gerade deshalb sichtbar, weil der normale Prozess transparent ist. Und es gibt noch einen weiteren Vorteil. Rechnungsprüfung beschränkt sich nicht mehr nur auf das Aufspüren von Abrechnungsfehlern. Es wird zu einer Möglichkeit, den Betrieb zu verstehen.
Warum stieg die Handtuchaufbereitung diesen Monat? Warum werden Hoteltextilien häufiger nachgewaschen? Warum verbraucht ein Hotel deutlich mehr Textilien pro belegtem Zimmer als ein anderes? Warum stiegen die Textilienkosten bei gleichbleibender Auslastung? Diese Fragen sind weitaus wertvoller, als zu prüfen, ob 1,42 € multipliziert mit 8.350 Kilogramm das richtige Ergebnis liefern. Eine Wäschereirechnung gibt Auskunft über die Kosten der Dienstleistung. Gutes Textilmanagement sollte auch erklären, warum es so viel gekostet hat. Denn eine Rechnung kann vollkommen korrekt sein und dennoch ein operatives Problem enthalten, das einer Untersuchung bedarf.