I tessuti per hotel possono diventare una catena di approvvigionamento just-in-time

Visibilità prima della riduzione delle scorte

L’espressione “just-in-time” suona un po’ azzardata da usare in un hotel. Nessuno vuole che il personale delle pulizie aspetti un camion di consegna prima di poter rifare i letti. E non è questo che intendiamo. Gli hotel hanno bisogno di scorte di sicurezza. Le consegne dei tessili subiscono ritardi, il tasso di occupazione varia e la domanda non è mai perfettamente prevedibile. Eliminare questi margini di sicurezza in nome di un’efficienza teorica sarebbe una pessima idea.

Esiste però un principio interessante alla base delle catene di approvvigionamento just-in-time che la gestione tessile potrebbe mutuare: produrre e rifornire in base alla domanda effettiva, anziché ipotizzare periodicamente quale potrebbe essere la domanda. Oggi, l’acquisto di tessuti è spesso piuttosto scollegato dal consumo di tessuti. Un hotel stabilisce un obiettivo di scorte, effettua inventari, identifica una carenza e infine effettua un ordine. In altri casi, il fabbisogno viene stimato durante il processo di budget annuale, mesi prima che si sappia con precisione quale sarà l’occupazione, le perdite o il consumo di tessuti.

Il fornitore entra nel processo relativamente tardi. Quando un ordine arriva, potrebbe improvvisamente essere necessario produrre diverse migliaia di articoli, magari con specifiche, ricami o branding specifici per l’hotel. La produzione deve essere pianificata. Le materie prime devono essere reperite. Il trasporto deve essere organizzato. L’hotel si tutela quindi con le scorte. Il fornitore si tutela con i tempi di consegna. Entrambe le risposte sono perfettamente razionali, perché nessuna delle due parti ha una visibilità particolarmente chiara di ciò di cui l’altra avrà bisogno in futuro.

Rendere visibile la domanda futura

Ma immagina un modello leggermente diverso. Un hotel ha oggi 4.000 asciugamani da bagno. Sa quanto velocemente le scorte si stanno esaurendo, qual è il tasso di occupazione previsto e il livello minimo che vuole mantenere. Invece di aspettare che le scorte raggiungano quel minimo, può stimare che tra cinque mesi avrà bisogno di circa 600 sostituzioni. Il fornitore non ha ancora ricevuto un ordine. Ma ha qualcosa di quasi altrettanto utile: la visibilità della domanda futura. Ora estendi questo concetto a cinquanta o cento hotel.

Invece di ricevere ordini imprevedibili per 3.000 asciugamani, 1.500 lenzuola e 800 accappatoi, un produttore potrebbe iniziare a vedere la domanda formarsi mesi prima dell’arrivo degli ordini di acquisto. Questo potrebbe cambiare non solo gli acquisti alberghieri. I produttori potrebbero pianificare la produzione in modo più efficiente. Il fabbisogno di materie prime potrebbe diventare più prevedibile. Gli hotel potrebbero ridurre le scorte a disposizione semplicemente per proteggersi da lunghi tempi di consegna. Gli ordini di emergenza potrebbero diventare meno frequenti. E gli acquisti potrebbero passare gradualmente da grandi rifornimenti periodici a rifornimenti più piccoli e programmati.

Collegare i parchi tessili a noleggio

Per i tessuti a noleggio, il principio è altrettanto interessante. La lavanderia diventa di fatto parte della catena di fornitura tra produttore e hotel. Se può vedere che il parco tessile di un cliente si sta avvicinando a un fabbisogno futuro, le scorte sostitutive possono essere pianificate prima che l’hotel subisca una carenza. L’hotel ne beneficia comunque, perché alla fine paga la quantità di tessili necessaria a fornire il servizio.

Pianificare nell’incertezza

Questo non richiede previsioni perfette. Le previsioni saranno errate. L’occupazione cambia, gli hotel modificano gli standard, i tessuti si comportano in modo imprevedibile e si verificano eventi straordinari. L’obiettivo non è prevedere con esattezza quante federe serviranno a un hotel tra 173 giorni. Si tratta semplicemente di sostituire la mancanza di visibilità con una visibilità utile. E forse è qui che i tessuti connessi diventano molto più interessanti del semplice tracciamento.

Se le informazioni sul consumo effettivo possono risalire la catena di approvvigionamento, il produttore tessile non ha più bisogno di sapere solo cosa ha ordinato l’hotel ieri. Può iniziare a capire di cosa probabilmente avrà bisogno l’hotel domani. Probabilmente siamo ancora lontani da una vera e propria catena di approvvigionamento just-in-time per i tessuti degli hotel. Ma il primo passo è sorprendentemente semplice. Prima di collegare l’ordine di acquisto al fornitore, collegate l’esigenza.