Oltre il reparto housekeeping
La gestione dei tessuti è solitamente considerata una responsabilità del personale addetto alle pulizie. Dal punto di vista operativo, ha perfettamente senso. Il reparto pulizie lo consuma, lo distribuisce, lo raccoglie ed è solitamente il primo a notare quando non ce n’è a sufficienza. Ma economicamente, il settore tessile è molto più grande di quello delle pulizie.
L’ufficio acquisti li seleziona e ne negozia il prezzo. Il reparto finanziario li paga, direttamente o tramite un contratto di noleggio o di lavanderia. La lavanderia li lavora. La logistica li trasporta. Le operazioni dipendono dalla loro disponibilità. I team di sostenibilità si preoccupano sempre più della loro durata e di cosa ne sia dopo. E, in definitiva, l’ospite ci dorme dentro, si asciuga con esso e giudica parte della qualità dell’hotel attraverso di esso.
Un bene in circolazione
Forse il problema inizia con la parola “consumabile”. Un articolo da bagno viene consumato. Una volta utilizzato, deve essere sostituito. I TESSUTI sono diversi. Un asciugamano può essere acquistato una sola volta e poi spostato centinaia di volte tra camera, servizio di pulizia, lavanderia e magazzino prima di raggiungere la fine del suo ciclo di vita. È molto più simile a un bene operativo circolante.
Questa distinzione diventa ancora più interessante quando i tessuti sono a noleggio. L’hotel potrebbe non essere proprietario del bene, ma ne usufruisce comunque del servizio fornito. Ha bisogno che l’asciugamano sia disponibile, in condizioni accettabili e al momento giusto. E, come abbiamo già visto, alla fine paga per la quantità di inventario di tessuti necessaria per fornire quel servizio. La proprietà cambia. La dipendenza operativa no. Considerare i tessuti come una risorsa circolante cambia anche le domande che vale la pena porsi.
Domande che coinvolgono più reparti
Un bene di consumo è principalmente una questione di acquisto: quanto ne abbiamo acquistato e quando dobbiamo acquistarne altro? Un bene in circolazione solleva diverse questioni. Con quale intensità viene utilizzato? Per quanto tempo rimane fuori dall’hotel? Con quale frequenza completa il suo ciclo? Di quanto stock c’è bisogno per supportare tale circolazione? Dove finisce? Quanto dura? Lo sostituiamo perché ha effettivamente raggiunto la fine del suo ciclo di vita utile, o perché una gestione inefficiente ha reso necessaria la sostituzione? Improvvisamente, un asciugamano è connesso contemporaneamente ad Approvvigionamento, Finanza, Pulizie, Lavanderia e Sostenibilità.
Questo è anche il motivo per cui le responsabilità possono frammentarsi. Il reparto pulizie potrebbe riscontrare carenze. L’ufficio acquisti vede gli ordini di acquisto. L’ufficio finanziario vede le fatture. La lavanderia vede i chilogrammi o i capi lavorati. La sostenibilità considera il consumo e lo spreco di tessuti. Ogni reparto ha una visione perfettamente valida della situazione, ma nessuno ha necessariamente una visione completa del ciclo di vita. E i problemi che attraversano questi confini sono difficili da risolvere dall’interno di uno solo di essi.
Gestire l’intero processo
Se i tempi di lavaggio peggiorano, il reparto pulizie subisce la carenza, l’ufficio acquisti potrebbe eventualmente acquistare ulteriori scorte e il reparto finanziario paga il conto. Se i tessuti scompaiono prematuramente, il reparto sostenibilità registra un consumo maggiore mentre la causa operativa sottostante potrebbe rimanere sconosciuta. Le singole decisioni possono essere perfettamente ragionevoli, mentre il risultato complessivo è inefficiente. Forse, quindi, la gestione dei tessuti dell’hotel dovrebbe essere considerata meno come qualcosa che il reparto di pulizie consuma occasionalmente e più come un processo operativo continuo.
Un processo che inizia con la specifica e l’approvvigionamento del tessuto, prosegue attraverso centinaia di movimentazioni e utilizzi e termina solo quando l’articolo esce definitivamente dalla circolazione. Il servizio di pulizia sarà sempre centrale in questo processo. Ma i tessuti non sono semplicemente un prodotto di consumo per la casa. E trattarlo come tale potrebbe essere proprio il motivo per cui gran parte del suo costo reale rimane difficile da individuare.