Inzichten
Misschien heeft uw hotel te veel textiel, zelfs als het er geen bezit van heeft
Terug naar InzichtenOok huur heeft een prijs
Er is een begrijpelijke aanname achter het huren van textiel: als de wasserij eigenaar is van het textiel, is een overschot aan textiel niet langer het probleem van het hotel. Maar er zit een fout in die logica. Het hotel betaalt voor elk stuk textiel dat voor de bedrijfsvoering bestemd is, ongeacht of het efficiënt wordt gebruikt of niet. De kosten worden mogelijk niet via een inkoopfactuur betaald. De kosten kunnen in plaats daarvan worden opgenomen in de huur- of wasserviceprijs. Maar de wasserij moet dat textiel nog steeds kopen, financieren, opslaan, transporteren, beheren en uiteindelijk vervangen. Die kosten moeten ergens worden terugverdiend.
Een hotel kan dus te veel textiel in omloop hebben en er te veel voor betalen, zonder ook maar één artikel zelf te bezitten. Stel je voor dat een hotel 10.000 artikelen nodig heeft om comfortabel te kunnen functioneren. Na verloop van tijd ontstaan er tekorten. Niemand weet precies waarom. Misschien is de doorlooptijd van de wasserij iets langer geworden, heeft zich voorraad opgehoopt in verschillende delen van het pand, zijn de verliezen toegenomen, of zijn er geleidelijk extra buffers ingevoerd om tekorten te voorkomen.
Wanneer extra voorraad het probleem verbergt
De eenvoudigste oplossing is om meer textiel in omloop te brengen. 10.000 wordt 11.000. Uiteindelijk 12.000. De beschikbaarheid verbetert, dus het probleem lijkt opgelost. Maar het hotel bedient nog steeds precies hetzelfde aantal kamers. Het heeft nu simpelweg 20% meer textiel nodig om dezelfde service te kunnen bieden. Als het hotel eigenaar was van het textiel, zouden de kosten direct zichtbaar zijn: iemand zou een inkooporder voor die extra 2000 artikelen moeten goedkeuren.
Bij textielverhuur zijn de kosten minder zichtbaar, maar ze zijn niet minder reëel. Die extra artikelen vertegenwoordigen kapitaal voor de wasserij en daarmee kosten voor haar klant. Als het huurmodel meer voorraad vereist, moeten de kosten daarvan uiteindelijk via de dienstverlening worden terugverdiend. Het hotel betaalt dus niet alleen voor het textiel dat het gebruikt, maar ook voor textiel dat het niet nodig heeft. Dit is waarom het onderscheid tussen eigendom en controle zo belangrijk is.
De prikkels begrijpen
Het hotel en de wasserij kunnen allebei perfect rationeel werken en toch verschillende economische prioriteiten hebben. Het hotel profiteert direct van het verkrijgen van de vereiste beschikbaarheid met de kleinste efficiënte circulatievoorraad. De wasserij moet zorgen voor voldoende voorraad om aan haar contractuele verplichtingen te voldoen. Tenzij de commerciële overeenkomst specifiek het verminderen van de benodigde hoeveelheid textiel beloont, komt het financiële voordeel van het optimaliseren van die voorraad primair ten goede aan het hotel.
Dat betekent niet dat de wasserij iets onbehoorlijks doet. Het is eenvoudigweg een kwestie van prikkels. Als geen van beide partijen voldoende goede informatie heeft over wat er werkelijk aan de hand is, is extra voorraad de veiligste oplossing. En vanuit operationeel oogpunt werkt het. Een veiligheidsvoorraad is noodzakelijk. Hotels hebben buffers nodig voor bezettingspieken, vertraagde ophalingen, ongewoon verbruik en alle andere factoren die zich in de praktijk minder ordelijk gedragen dan in een spreadsheet. Maar er is een verschil tussen veerkracht en inefficiëntie.
Weerbaarheid zonder overschot
Een nuttige buffer beschermt de bedrijfsvoering tegen variabiliteit. Overtollige voorraad compenseert voor problemen die we niet begrijpen. Hoeveel textiel is er daadwerkelijk in omloop? Hoeveel ligt er in het hotel? Hoeveel ligt er in de wasserij? Hoe snel komt het terug? Worden tekorten veroorzaakt door een onvoldoende totale voorraad, of doordat er te veel voorraad ergens in de cyclus vastzit? Zodra die vragen beantwoord zijn, verandert het gesprek van: “We hebben meer textiel nodig.” naar: “Waarom hebben we meer textiel nodig?”
Soms is het antwoord dat extra voorraad echt nodig is. Soms is de betere en aanzienlijk goedkopere oplossing echter om de circulatie te verbeteren, de voorraad juist te verdelen of capaciteit terug te winnen die al in het systeem aanwezig is. Of het textiel op de balans van het hotel of die van de wasserij staat, verandert niets aan de onderliggende economische realiteit. Uiteindelijk betaalt het hotel hiervoor. En daarom is het controleren van de daadwerkelijk benodigde hoeveelheid textiel net zo belangrijk bij gehuurd textiel als bij textiel in eigendom.