Le réapprovisionnement des textiles ne doit pas commencer par un bon de commande

Deux décisions d’achat différentes

Lorsque les stocks de textiles commencent à se raréfier, la prochaine étape semble évidente: évaluer les quantités manquantes et passer commande. Mais ce processus recèle en réalité deux décisions très différentes. Avons-nous besoin de plus de textiles? Et, si nous procédons à la modernisation: quelle quantité devons-nous commander? Ces termes semblent presque identiques. Ils ne le sont pas.

Imaginez un hôtel dont le stock de serviettes de bain est inférieur à son objectif habituel. La première réaction pourrait être de le reconstituer à quatre PAR (Recettes de Location de Serviettes). Si le stock actuel est de 3,2 PAR, le service des achats calcule la différence, demande des devis et commande 0,8 PAR supplémentaire. Logique implacable. Mais avant cela, il serait judicieux de se demander pourquoi le stock est tombé à 3,2.

Identifier la cause avant de réapprovisionner

Les pertes ont peut-être augmenté. Le délai de traitement des textiles s’est peut-être allongé, réduisant ainsi les stocks disponibles à l’hôtel. Le taux d’occupation a peut-être changé. L’objectif initial de quatre PAR était peut-être trop élevé. Ou bien l’hôtel consomme réellement plus de serviettes et a besoin de stocks supplémentaires. Chaque situation pourrait donner lieu à une demande d’achat identique. Une seule question permet de les distinguer: Qu’est-ce qui motive réellement ce besoin?

C’est important, car les achats doivent idéalement répondre à un besoin futur, et non reconstituer un niveau de stock historique. Imaginons qu’un hôtel perde 100 serviettes par mois et passe une commande annuelle de 1 200 serviettes. Mathématiquement, cela semble logique. En pratique, cependant, cela suppose que la perte de 100 serviettes par mois est inévitable. Et si la moitié de ces pertes pouvaient être évitées? Le besoin d’achat correct serait immédiatement modifié.

Il en va de même pour le traitement des textiles. Si 500 draps supplémentaires sont nécessaires parce que les textiles reste plus longtemps hors de l’hôtel, leur achat peut préserver l’exploitation. Mais une meilleure circulation pourrait rendre cet achat superflu. C’est là que le réapprovisionnement devient plus intéressant que le renouvellement des commandes. Une bonne décision de réapprovisionnement doit tenir compte des stocks actuels de l’hôtel, de leur vitesse de rotation, de la demande prévue, de la marge opérationnelle minimale et du délai de livraison du fournisseur.

Le réapprovisionnement comme décision opérationnelle

Et toutes ces variables ne relèvent pas du contrôle du service des achats. Le service d’entretien ménager influe sur la consommation et la distribution. Les performances de la blanchisserie influent sur les besoins en stock circulant. Les opérations ont une incidence sur les normes et la fréquence des changements. Les délais de livraison sont déterminés par les fournisseurs. Des pertes peuvent survenir tout au long du processus. Le service des achats considère le bon de commande comme la fin d’une chaîne d’événements opérationnels. De meilleures informations permettent de mieux comprendre le passé.

Ce principe reste pertinent en cas de location de textiles. L’hôtel n’émettra peut-être jamais lui-même le bon de commande, mais tout stock supplémentaire ajouté au parc de location représente un stock supplémentaire que l’hôtel paie en fin de compte pour avoir à disposition. Avant d’augmenter cette allocation, il convient de se poser la même question: a-t-on réellement besoin de plus de textiles, ou cherchons-nous simplement à compenser un processus inefficace? Cela ne signifie pas que chaque achat nécessite une enquête approfondie. Les textiles s’usent. Les hôtels se développent. Les spécifications évoluent. Les stocks doivent être réapprovisionnés, et parfois, la solution la plus judicieuse est tout simplement de passer commande.

Planifier les besoins futurs

Mais il existe une différence importante entre remplacer ce qui a disparu et planifier ce qui sera nécessaire. La première approche est rétrospective, la seconde prospective. L’avenir de l’approvisionnement en textiles ne réside peut-être donc pas dans un exercice annuel de reconstitution des stocks à un niveau PAR convenu, mais dans un processus continu d’anticipation des besoins et de commande au moment opportun. Car la meilleure décision d’achat ne consiste pas forcément à obtenir le prix le plus bas pour 1 000 serviettes. Parfois, on découvre qu’un hôtel n’a besoin que de 600 personnes.