Die Nachbestellung von Textilien sollte nicht mit einer Bestellung beginnen

Zwei unterschiedliche Einkaufsentscheidungen

Wenn die Textilbestände knapp werden, liegt der nächste Schritt auf der Hand: den Fehlbestand ermitteln und eine Bestellung aufgeben. Tatsächlich verbergen sich in diesem Prozess zwei sehr unterschiedliche Entscheidungen. Benötigen wir mehr Textilien? Und wenn wir das tun: Wie viel sollten wir bestellen? Sie klingen fast identisch. Sind sie aber nicht. Stellen Sie sich ein Hotel vor, dessen Badetuchbestand unter den üblichen Zielwert gefallen ist. Die unmittelbare Reaktion wäre, ihn wieder auf vier PAR aufzufüllen. Beträgt der aktuelle Bestand 3,2 PAR, berechnet der Einkauf die Differenz, holt Angebote ein und bestellt weitere 0,8.

Vor dem Nachkauf die Ursache ermitteln

Absolut logisch. Doch zuvor sollten wir uns fragen, warum der Bestand überhaupt auf 3,2 gefallen ist. Vielleicht sind die Verluste gestiegen. Vielleicht hat sich die Wäschereidauer verlängert, wodurch weniger Handtücher im Hotel verfügbar sind. Vielleicht hat sich die Auslastung verändert. Vielleicht war das ursprüngliche Ziel von vier PAR (Parallel Recycle Rate) unnötig hoch angesetzt. Oder vielleicht verbraucht das Hotel tatsächlich mehr Handtücher und benötigt zusätzliche Bestände. Jede Situation könnte exakt dieselbe Bestellanfrage generieren.

Nur eine Frage unterscheidet sie: Was treibt den Bedarf eigentlich an? Das ist wichtig, denn der Einkauf sollte idealerweise einen zukünftigen Bedarf decken und nicht einen historischen Lagerbestand reproduzieren. Angenommen, das Hotel verliert monatlich 100 Handtücher und bestellt jährlich 1.200 Stück. Mathematisch ist das nachvollziehbar. Operativ wird jedoch angenommen, dass der Verlust von 100 Handtüchern pro Monat unvermeidbar ist. Was wäre, wenn die Hälfte dieser Verluste vermieden werden könnte?

Der korrekte Einkaufsbedarf ändert sich sofort. Dasselbe gilt für die Wäschereidurchlaufzeit. Werden zusätzlich 500 Textilienstücke benötigt, weil die Textilien länger außerhalb des Hotels verbleiben, kann der Kauf dieser Textilienstücke den Betrieb sichern. Eine Verbesserung des Warenflusses könnte den Kauf jedoch überflüssig machen. Hier wird die Nachbestellung interessanter als die reine Wiederauffüllung des Warenbestands. Eine gute Nachschubentscheidung muss den aktuellen Hotelbestand, dessen Veränderungsgeschwindigkeit, die erwartete Nachfrage, den minimalen Betriebspuffer und die Lieferzeit des Lieferanten berücksichtigen.

Nachschub als betriebliche Entscheidung

Und nicht alle diese Variablen liegen im Einflussbereich der Beschaffung. Die Hauswirtschaft beeinflusst Verbrauch und Verteilung. Die Leistung der Wäscherei beeinflusst den Umlaufbedarf. Der Betrieb beeinflusst Standards und Änderungsfrequenzen. Lieferanten bestimmen die Lieferzeiten. Verluste können im gesamten Prozess auftreten. Der Einkauf sieht die Bestellung am Ende einer Kette von operativen Ereignissen. Bessere Informationen ermöglichen es, mehr über vergangene Ereignisse zu erfahren.

Das Prinzip bleibt auch bei der Textilmiete relevant. Das Hotel gibt die Textilbestellung möglicherweise nie selbst auf, aber zusätzlicher Bestand im Mietpool bedeutet dennoch zusätzlichen Bestand, für dessen Verfügbarkeit das Hotel letztendlich bezahlt. Bevor diese Zuteilung erhöht wird, sollte dieselbe Frage gestellt werden: Werden tatsächlich mehr Textilien benötigt, oder kompensieren wir damit einen ineffizienten Prozess? Das bedeutet nicht, dass jeder Einkauf eine detaillierte Ursachenanalyse erfordert. Textilien nutzen sich ab. Hotels wachsen. Anforderungen ändern sich. Der Bestand muss tatsächlich aufgefüllt werden, und manchmal ist die vernünftigste Entscheidung einfach, ihn zu bestellen.

Den künftigen Bedarf planen

Es besteht jedoch ein wichtiger Unterschied zwischen dem Ersetzen von Verlorenem und der Planung dessen, was benötigt wird. Ersteres ist rückwärtsgewandt, Letzteres zukunftsorientiert. Die Zukunft der Textilbeschaffung liegt daher vielleicht nicht in der jährlichen Auffüllung des Lagerbestands auf ein vereinbartes Mindestbestandsniveau, sondern in einem kontinuierlichen Prozess, der den erwarteten Bedarf ermittelt und Bestellungen zum richtigen Zeitpunkt ausgibt. Denn die beste Kaufentscheidung ist nicht unbedingt der niedrigste Preis für 1.000 Handtücher. Manchmal stellt man fest, dass das Hotel nur 600 benötigt.