Duas decisões de compra diferentes
Quando o stock de têxteis começa a escassear, o passo seguinte parece óbvio: calcular a quantidade em falta e fazer uma encomenda. Mas, na verdade, existem duas decisões muito diferentes escondidas neste processo. Precisamos de mais têxteis? E, se tivermos: Quanto devemos encomendar? Parecem quase idênticos. Mas não são. Imagine um hotel cujo stock de toalhas de banho caiu abaixo do objetivo habitual. A reação imediata pode ser a de o repor para quatro PAR (equivalente a quatro toalhas por pessoa). Se o stock atual for de 3,2 PAR, o departamento de Compras calcula a diferença, solicita orçamentos e encomenda mais 0,8.
Identificar a causa antes de repor
Perfeitamente lógico. Mas antes disso, talvez valha a pena perguntar porque é que a ação caiu para 3,2 em primeiro lugar. Talvez as perdas tenham aumentado. Talvez o tempo de espera para a lavandaria tenha aumentado, reduzindo o stock disponível no hotel. Talvez a ocupação tenha mudado. Talvez o objetivo original de quatro PAR (por pessoa) fosse desnecessariamente elevado. Ou talvez o hotel esteja realmente a consumir toalhas mais rapidamente e precise de stock adicional. Cada situação pode gerar exatamente o mesmo pedido de compra.
Apenas uma questão os distingue: O que é que realmente impulsiona esta exigência? Isto é importante porque o ideal é que as compras vão ao encontro de uma necessidade futura, e não recriem um nível de stock histórico. Suponha que o hotel está a perder 100 toalhas por mês e faça uma encomenda anual de 1.200. Matematicamente, isto faz sentido. Operacionalmente, no entanto, pressupõe que a perda de 100 toalhas por mês é inevitável. E se metade dessas perdas pudessem ser evitadas? A necessidade de compra correta mudaria imediatamente.
O mesmo se aplica ao tempo de entrega da lavandaria. Se forem necessárias 500 folhas adicionais porque os têxteis estão a passar mais tempo fora do hotel, a compra destas folhas pode proteger a operação. Mas melhorar a circulação pode eliminar a necessidade de as comprar. É aqui que o reabastecimento se torna mais interessante do que a reposição. Uma boa decisão de reabastecimento precisa de considerar o que o hotel tem hoje, a rapidez com que este stock está a mudar, a procura esperada, o buffer operacional mínimo e quanto tempo o fornecedor levará a entregar.
A reposição como decisão operacional
E nem todas estas variáveis estão sob o controlo do departamento de Compras. A governação afeta o consumo e a distribuição. O desempenho da lavandaria afeta os requisitos de circulação. As operações influenciam os padrões e as frequências de troca. Os fornecedores determinam os prazos de entrega. As perdas podem ocorrer ao longo de todo o processo. O setor de compras vê o pedido de compra no final de uma cadeia de eventos operacionais.
Melhor informação permite ver mais do que aconteceu antes. O princípio continua a ser relevante quando os têxteis são alugados. O hotel pode nunca emitir o pedido de compra de têxteis diretamente, mas o stock adicional introduzido na pool de aluguer é ainda stock adicional pelo qual o hotel acaba por pagar para ter disponível. Antes de aumentar esta alocação, deve ser colocada a mesma questão: são realmente necessários mais têxteis ou estamos a compensar um processo ineficiente?
Planear a necessidade futura
Isto não significa que cada compra exija uma investigação aprofundada. Os têxteis desgastam-se. Os hotéis crescem. As especificações mudam. O stock precisa realmente de ser reabastecido e, por vezes, a decisão sensata é simplesmente encomendá-lo. Mas há uma diferença importante entre substituir o que desapareceu e planear o que será necessário. O primeiro olha para o passado. O segundo olha para o futuro.
Talvez o futuro da aquisição têxtil não seja, portanto, um exercício anual de reposição de stock para um nível PAR acordado, mas um processo contínuo de compreensão das necessidades esperadas e de encomenda no momento certo. Porque a melhor decisão de compra não é necessariamente obter o preço mais baixo para 1.000 toalhas. Por vezes, verifica-se que o hotel só precisa de 600.