Le carenze iniziano prima di manifestarsi
La maggior parte delle carenze di tessuti viene scoperta quando diventano problemi operativi. Il personale addetto alle pulizie inizia a chiamare perché non ci sono abbastanza asciugamani da bagno. Un piano è a corto di lenzuola. Arrivano i capi puliti dalla lavanderia e spariscono quasi subito. Qualcuno controlla il magazzino, conferma ciò che tutti già sospettano, e si chiede all’ufficio acquisti quanto velocemente si possano reperire altri tessuti.
A quel punto, tuttavia, la carenza potrebbe essersi sviluppata per mesi. Immaginate un hotel con 4 PAR di asciugamani da bagno. Tutto sembra a posto. Col tempo, gli asciugamani scompaiono dalla circolazione a causa di perdite, danni e prelievi. Tre mesi dopo l’hotel ha 3,7 PAR. Poi 3,4. Non c’è ancora carenza. Il personale delle pulizie probabilmente non se ne accorge. Ma qualcosa di importante è cambiato.
Se l’hotel continua a perdere asciugamani allo stesso ritmo, potrebbe scendere al di sotto della scorta minima necessaria per un comfort adeguato entro altri due mesi. E se la produzione, la personalizzazione e la consegna degli asciugamani di ricambio richiedono dodici settimane, l’hotel ha già un problema. Semplicemente, non l’ha ancora sperimentato. Questo è uno dei limiti della gestione dei tessuti basata principalmente su livelli minimi di scorte. Una soglia ci indica quando qualcosa è diventato urgente. Un trend può indicarci quando diventerà urgente.
L’importanza dei tempi di consegna
La distinzione è importante perché l’approvvigionamento tessile ha dei tempi di consegna. Gli hotel non possono sempre telefonare a un fornitore il lunedì e ricevere diverse migliaia di lenzuola identiche il martedì. Gli articoli potrebbero dover essere fabbricati, spediti, ricamati o personalizzati in altro modo. Gli ordini di grandi dimensioni richiedono pianificazione e le catene di approvvigionamento internazionali a volte si comportano come si comportano le catene di approvvigionamento internazionali. Quando le scorte raggiungono il livello che fa scattare un ordine, potrebbe essere già troppo tardi.
Prevedere la data decisiva
L’approccio più utile consiste nel combinare tre informazioni: quante scorte utilizzabili esistono oggi, con quale rapidità si stanno esaurendo e quanto tempo occorrerà perché arrivino le sostituzioni. Da queste variabili relativamente semplici, si può porre una domanda molto più interessante: Quando finiremo le scorte? Non si tratta letteralmente di raggiungere lo zero. Un hotel diventa operativamente inefficiente molto prima che l’ultimo asciugamano scompaia. Ciò che conta è quando si prevede che le scorte superino il livello minimo richiesto per operare in sicurezza.
Questa data cambia il discorso sugli acquisti. Se l’hotel ha otto mesi di copertura confortevole, forse non c’è bisogno di fare nulla. Se mancano quattro mesi alla consegna e il fornitore ne richiede due, l’ufficio acquisti può iniziare la pianificazione. Se mancano sei settimane e il tempo di consegna normale è di dodici, il problema richiede attenzione immediata, anche se gli scaffali dei tessuti potrebbero sembrare ancora in perfette condizioni.
Agire prima della carenza
Il principio si applica anche ai tessuti a noleggio. L’hotel potrebbe non effettuare direttamente l’ordine di sostituzione, ma ha comunque interesse a sapere se le scorte a supporto della sua attività stanno diminuendo. Aspettare che si verifichino carenze significa fare affidamento sulla rapidità di reazione della lavanderia, potenzialmente aggiungendo scorte di emergenza al pool e aumentando i costi necessari per mantenere la disponibilità. Ancora una volta, la proprietà cambia chi acquista il tessuto. Non cambia chi subisce la carenza.
C’è qualcosa di singolare nel gestire un bene che vale decine o centinaia di migliaia di euro aspettando che qualcuno si accorga che non ce n’è abbastanza. Gli hotel prevedono il numero di camere. Prevedono il personale. Prevedono il fabbisogno di cibo e il flusso di cassa. Non c’è un motivo particolare per cui i tessuti debbano essere diversi. L’avvertimento più utile su una carenza di tessuti non è quello che ci informa della carenza. È quello che arriva quando abbiamo ancora tempo per prevenirlo.