A escassez começa antes de ser visível
A maioria das escassez de têxteis é descoberta quando se torna um problema operacional. A equipa de limpeza começa a ligar porque não há toalhas de banho suficientes. Um andar fica sem lençóis. O stock limpo chega da lavandaria e desaparece quase imediatamente. Alguém verifica o armazém, confirma o que todos já suspeitavam e o departamento de Compras é questionado sobre a rapidez com que se podem obter mais têxteis.
Nesta altura, porém, a escassez pode já estar a desenvolver-se há meses. Imagine um hotel com 4 PAR de toalhas de banho. Tudo parece confortável. Com o tempo, as toalhas desaparecem de circulação devido a perdas, danos e retiradas normais. Três meses depois, o hotel tem 3,7 PAR. Depois, 3,4. Ainda não há escassez. A equipa de limpeza provavelmente não se apercebe de nada. Mas algo importante mudou.
Se o hotel continuar a perder toalhas na mesma proporção, poderá ficar abaixo do stock mínimo necessário para o conforto em mais dois meses. E se as toalhas de substituição exigirem doze semanas para serem fabricadas, personalizadas e entregues, o hotel já terá um problema. Simplesmente, ainda não o sentiu. Esta é uma das limitações da gestão de têxteis principalmente através de níveis mínimos de stock. Um limite indica-nos quando algo se tornou urgente. Uma tendência pode dizer-nos quando é que isto se tornará urgente.
A importância dos prazos de entrega
A distinção é importante porque a aquisição de têxteis tem prazos de entrega. Os hotéis nem sempre podem telefonar para um fornecedor na segunda-feira e receber vários milhares de lençóis correspondentes na terça-feira. Os artigos podem ter de ser fabricados, enviados, bordados ou personalizados de alguma outra forma. As grandes encomendas exigem planeamento, e as cadeias de abastecimento internacionais fazem ocasionalmente o que as cadeias de abastecimento internacionais fazem. Quando o stock atinge o nível que desencadeia um pedido, pode já ser tarde demais.
Prever a data decisiva
A abordagem mais útil é combinar três informações: quanto stock utilizável existe hoje, com que rapidez esse stock está a ser consumido e quanto tempo levará para a reposição chegar. Destas variáveis relativamente simples, surge uma questão muito mais interessante: Quando vamos ficar sem? Não se trata de chegar literalmente ao zero. Um hotel torna-se operacionalmente desconfortável muito antes de a última toalha desaparecer. O que importa é quando se espera que o stock ultrapasse o nível mínimo necessário para operar em segurança.
Esta data muda a conversa sobre as compras. Se o hotel tiver oito meses de cobertura confortável, talvez não seja necessário fazer nada. Se o prazo for de quatro meses e o fornecedor exigir dois, o departamento de Compras pode iniciar o planeamento. Se o prazo for de seis semanas e o prazo normal de entrega for de doze, o problema exige atenção imediata, mesmo que as prateleiras de têxteis ainda pareçam estar em perfeitas condições.
Agir antes da escassez
O princípio também se aplica aos têxteis alugados. O hotel pode não fazer o pedido de reposição por conta própria, mas ainda tem interesse em saber se o stock que suporta a sua operação está a diminuir. Esperar até que ocorra escassez significa depender da lavandaria para reagir rapidamente, potencialmente adicionando stock de emergência à piscina e aumentando o custo necessário para manter a disponibilidade. Mais uma vez, a propriedade muda quem compra o têxtil. Não muda quem sofre com a escassez.
Há algo de estranho em gerir um ativo que vale dezenas ou centenas de milhares de euros esperando simplesmente que alguém repare que já não existe quantidade suficiente. Os hotéis prevêem a ocupação de quartos. Prevêem a mão de obra. Prevêem as necessidades de alimentos e o fluxo de caixa. Não há nenhuma razão específica para que os têxteis sejam diferentes. O aviso mais útil sobre uma escassez de têxteis não é aquele que nos diz que temos uma escassez. É aquela que chega enquanto ainda vamos a tempo de a evitar.